Hackathones 101: Tips para montar un buen hackathon

De la mano de HackathonLovers, he organizado ya más de 20 hackathones y he ayudado con la organización y difusión de otros tantos.

Cada poco tiempo me contacta gente pidiéndome consejos de cómo montar un hackathon, así que los he aglutinado todos aquí para su uso y disfrute :-)

Indice

• ¿Qué es un hackathon?
• ¿Cómo sería el hackathon ideal?
• Principios básicos
• Preguntas importantes
• Antes del hackathon
• Durante el hackathon
• Después del hackathon
• No puede faltar en el hackathon

¿Qué es un hackathon?

Un hackathon puede definirse como un encuentro de personas relacionadas con el mundo de la tecnología (desarrolladores de software, diseñadores, etc) que se juntan con la finalidad de crear un producto tecnológico en un plazo de tiempo limitado.

El producto tecnológico se suele crear con fines educativos o sociales, aunque el objetivo final es que sea utilizable, simplemente. La palabra surge de la unión de los términos maratón y hacker, porque es habitual plantear el evento en forma de concurso o competición, y porque en él participan personas que quieren encontrar la solución a un problema utilizando la creatividad y la tecnología. Es decir, personas que podríamos calificar como hackers.

¿Cómo sería el hackathon ideal?

En HackathonLovers hicimos una encuesta de cómo sería el hackathon ideal y los resultados fueron los siguientes:

• A los encuestados les gusta los hackathones porque fundamentalmente aprende, conoce gente y se divierte. Además de forma secundaria porque resuelve retos y porque hay premios.
• Aunque el premio no es lo que más motiva a los encuestados a participar en un hackathon, si que parece que es un gran aliciente.
• Los encuestados prefieren los premios físicos antes que los premios en metálico.
• Los encuestados opinan que al menos los 3 primeros equipos deberían llevarse algún premio.
• Los encuestados piensan que con un premio de 100€ o 200€ por participante no está mal.
• Los encuestados creen que lo más importante a la hora de elegir al ganador de un hackathon debe ser es la originalidad de la idea, aunque también es importante la viabilidad del proyecto, la dificultad técnica, el grado de finalización, y el diseño y la usabilidad de la aplicación.
• Los encuestados prefieren claramente hackathones con equipos multidisciplinares.
• A los encuestados les gusta que haya charlas solo si son cortas y son al principio del hackathon.
• Los encuestados prefieren comer catering variado en un hacakthon.
• Los encuestados opinan que la duración ideal de un hackathon está comprendida entre uno y dos días.
• Los encuestados prefieren que los hackathones se organicen en fin de semana.
• Los encuestados estarían dispuestos a pagar al menos 10€ por participar en un hackathon.

Principios básicos

HackathonLovers tiene unos principios básicos que todos los hackathones deberían cumplir:

• Los desarrolladores/as tienen que tener la libertad y el derecho de elegir con qué licencia de uso liberan lo que crean.
• Un hackathon no puede ser considerado una vía de obtener un software a medida por parte de patrocinadores o terceras personas.
• Así mismo, aunque un hackathon es un evento en donde se puede hacer networking, y este puede finalizar con algún acuerdo entre varias partes, no debería ser usado única y exclusivamente con fines de recruiting.

Preguntas importantes

A continuación una serie de preguntas que hay que responder antes de ni siguiera planificar el hackathon:

• ¿Objetivo del hackathon?
• ¿Nombre del hackathon? (Buscar nombre con gancho que no tenga #hashtag en twitter)
• ¿Retos del hackathon?
• ¿Duración del hackathon? ¿1 día, 2 días, 3 días? (A mayor tiempo mejores demos, pero mayor cansancio de los participantes)
• ¿Entre semana o durante el fin de semana? (Entre semana más empresarial, y los fines de semana más abierto al público en general)
• ¿Agenda del hackathon?
• ¿Fecha del hackathon? (minimo con 2 meses de antelación)
• ¿Se solapa la fecha con otros hackathones y/o eventos tecnológicos?
• ¿Lugar del hackathon? (mesas sillas, regletas, wifi, videoproyector y audio)
• ¿Charlas y/o workshops antes del hackathon?
• ¿Número de participantes del hackathon?
• ¿Número de equipos del hackathon?
• ¿Número de personas por equipos del hackathon?
• ¿Restricciones en los equipos del hackathon?
• ¿Web del hackathon?
• ¿Inscripciones del hackathon?
• ¿Precio entradas del hackathon? (Mejor cobrar algo, aunque sea simbólico, para asegurarse la asistencia)
• ¿Catering del hackathon? (Pensar en los veganos/celíacos)
• ¿Premios del hackathon? (Mínimo un premio para el primer equipo ganador, ideal 3 premios para los mejores equipos)
• ¿Camisetas y o regalos del hackathon?
• ¿Fotos, vídeos del hackathon?
• ¿Publicidad del hackathon? (Hay que empezar un mes antes, y HackathonLovers siempre da publicidad gratis con la condición de que cumpla los principios básicos)

Antes del hackathon

A continuación una serie de tips a chequear antes del hackathon:

• Cerrar todas las preguntas anteriores.
• Si el hakathon cumple con los principios básicos podéis pedir a HackathonLovers que os deje poner su logo en su web como señal de que los cumple.
• En la web poner:
  
  • ¿Qué? ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Cuando? ¿Dónde? ¿Quien?
  • Retos. Premios. Inscripción. Bases. Agenda. Mapa. Jurado. Patrocinadores.
  • Bien claro lo más importante de las bases (y un enlace a las bases)
    • Lo más importante de las bases es:
      
      • que el derecho de lo desarrollado pertenece a los hackers
      • indicar cómo se van a evaluar los proyectos.
  • Web de ejemplo: http://hackathonlovers.com/psd2hackathon/
• Plantilla bases legales.
• Hacer una escaleta entre el grupo organizador y tener claro quien hace qué y quien habla en cada momento.
• Tener un grupo de Telegram para el grupo organizador. 
• Crear una plantilla de puntos donde se indique que se van a tener en cuenta a la hora de puntuar.
• Opcional:
  
  • "Banda sonora del #hackathon" = crear una lista colaborativa de spotify y que la gente suba la música que le gusta
  • Grupo de Telegram para los participantes.

Durante el hackathon

A continuación una serie de tips a tener en cuenta durante el hackathon:

• Fotos de todo.
• Compartir en las redes sociales con el hashtag del evento.
• Video de todo.
• Timelapse de todo.
• Apertura dando las gracias a patrocinadores y a los asistentes.
• Charla motivacional tipo “Hackaeando Hackathones” o “¿Qué es un hackathon y por qué deberías asistir?”
• Charla técnica explicando los retos.
• Dinámicas de grupo.
• Tormenta de ideas.
• Hacer entrevistas en vídeo a los participantes y al jurado antes de las demos.
• Pasar a los grupos una plantilla de presentación como base:
  
  • Problema que resuelve
  • Solución adoptada
  • Implementación técnica
  • Miembros del equipo
• Pasar la plantilla de puntos donde se indique que se van a tener en cuenta a la hora de puntuar a los grupos y a los miembros del jurado.
• Con las fotos/videos del día hacer un minivideo antes de las demos.
• Una hora antes de las demos pasar un formulario para la inscripción de equipos en donde pondrán nombre del equipo, descripción y URL a un repositorio público con el código, el vídeo de la aplicación funcionando y la presentación en PDF.
• Subir todo en un mismo ordenador para no tener que andar cambiando de ordenador.
• Dejar claro a los asistentes que las demos duran 5 minutos + 5 de preguntas y que habrá crono para que no se pasen del tiempo.
• Después de las demos y antes del fallo del jurado:
  
  • Hacer una foto conjunta.
  • Pasar un formulario con una encuesta de satisfacción.
  • Pasar un formulario con una entrevista escrita.
• Entrega de premios.
• Cierre dando las gracias a patrocinadores y a los asistentes.
• Entrevista en vídeo a los equipos ganadores.
• Fin de fiesta.

Después del hackathon

A continuación una serie de tips a chequear después del hackathon:

• Subir las fotos a un sitio público (como en el canal de flickr de HackathonLovers)
• Montar y subir los videos (como en el canal de youtube de HackathonLovers)
• Hacer una retrospectiva (como las del blog de HackathonLovers)
• Publicar las entrevistas (como las del blog de HackathonLovers)

No puede faltar en el hackathon

A continuación una serie de elementos que no pueden faltar en un hackathon:

• Mesas con sillas para al menos 5 personas.
• Regletas, al menos una por cada mesa con al menos 5 conexiones.
• WiFi para al menos el doble de participantes (la gente conecta el móvil y el ordenador).
• Vídeo proyector y pantalla y al ser posible sistema de audio.
• Agua, zumos y refrescos.
• Bollería y fruta.
• Máquina de café.
• Comida/cena variada (incluir para veganos/celíacos)
• Premios para los ganadores.
• Cosas menos importantes:
  
  • Grupo de Telegram donde los que se registren puedan ponerse en contacto con anterioridad al hackathon, para poder compartir coche, hablar de ideas, etc.
  • Preguntar si el participante es vegano/celíaco en el registro.
  • Post-its y pegatinas para los equipos.
  • Camisetas y regalos para todos si hay presupuesto.